Kā es atteicos no Microsoft Office

Esmu darbinieks, kas pie datora pavada ievērojamu laiku. Piemēram, Jūnijā saskaņā ar Desktime 201 h 16 min. Aptuveni 20 stundas mēnesī vidēji es pavadu e-pasta programmā un 20 stundas citās ofisa aplikācijās rakstot tekstus, veidojot prezentācijas vai veidojot tabulas. Kopējā laikā iekļautas arī izklaides (spēles, kaķu video skatīšanās utt). Līdz ar to Microsoft Office nomaiņa uz citām aplikācijām ietekmē manu produktivitāti aptuveni 40 stundas ik mēnesi.

Ņemot vērā, ka manā datorā visas programmas ir legālas, tad līdz pat Aprīlim es abonēju Microsoft Office 365, kas deva man iespēju izmantot pilnu komplektu ar aplikācijām. Office 365 maksā 7 līdz 10 EUR mēnesī privātajiem lietotājiem un 10.40 līdz 12.30 EUR mēnesī par lietotāju komerc klientiem.   Kad pienāca laiks atjaunot, tad tur MS pusē kaut kas nogāja greizi un ne pa kam negribēja atjaunoties abonements uz nākamajiem 12 mēnešiem. Šis fakts mani nedaudz nokaitināja un es nolēmu pāriet uz bezmaksas risinājumiem ikdienas vajadzībām.

E-Pasts

CaptureViens no galvenajiem uzdevumiem  – atrast labu bezmaksas alternatīvu Microsoft Outlook programmai. Man paveicās un ar pirmo “meklējumu” es atradu programmu, kas saucas eM Client. Ņemot vērā, ka man ir tikai 2 e-pastu konti, privāts dators, tad bezmaksas versija tieši atbilda mani situācijai (komerciālā licence maksā 25 EUR). Uzstādīt eM Client bija izcili vienkārši – lejupielādē un iedarbini…. un tad eM Client visu izdara pats – atrod Outlook, pārnes visus uzstādījumus un e-pastus. Burtiski ar vienu klikšķi visi dati bija nomigrēti un varēju pilnībā izmantot jau jauno e-pasta aplikāciju.

Izmantojot nu jau vairākus mēnešus ikdienā varu teikt, ka aplikācija dizaina ziņā ir ļoti glīti izveidota. Funkcionalitāte ir ievērojami mazāka, taču viss nepieciešamais ir. Papildus atklāju atklāju dažas ļoti ērtas lietas kā piemēram – meklēšana visās pastkastēs vienlaicīgi, vai e-pasta adresātu laukos nokopēt tikai e-pasta adresi nevis adresi ar visiem pričendāļiem. Man šie sīkumi ļoti atvieglo ikdienas lietošanu.

outlook-to-emclilentPar negatīvajām lietām:

  • eM Client ir iebūvēta kaut kāda čata un paziņojumu funkcionalitāte, kura ļoti novērsa uzmanību. Tā bija pirmā lieta, kuru nācās noslēgt nost.
  • Tāpat nācās nedaudz pameklēt, kur un kā iespējams izveidot e-pasta parakstu tieši atbilstoši manām vajadzībām.

Ar e-pastu klientu biju ticis galā un visai apmierināts ar dizainu, lietošanas ērtumu un funkcionalitāti.

Teksts un tabulas

LibreOfficeMicrosoft Word un Microsoft Excel es nolēmu aizvietot ar LibreOffice.org pakotni. Tā ir atvērtā koda, bezmaksas programmu pakotne. LibreOffice ir vizuāli līdzīga saskarne “vecajam” Microsoft Office, kas bija bez tā sauktā Ribbon izvēlnes.

LibreOfice Writer ir pietiekami funkcionāls tekstu redaktors, kas ļauj principā paveikt visu to, kas man ir nepieciešams teksta redaktorā – rakstīt tekstus, labot līgumus, atrast drukas kļūdas kā arī saglabāt dažādos formātos. Viena no lieliskām funkcijām ir iespēja uzreiz saglabāt dokumentu kā PDF failu, kas ļoti noder, ja tiek gatavoti līgumi. Viena no lietām, kura gan bija jāpielāgo ir noklusētais dokumentu formāts, kādā LibreOffice saglabā dokumentus. Iesaku nomainīt uz .Doc. Tādā gadījumā būs mazāk problēmu ar pārsūtītajiem dokumentiem klientiem, kuri nevar atvērts .odt. (Tools > Options > Load/Save > General > Default File format > Text document > Microsoft Word 97/2000/XP/2003 > Nepiemirsti saglabāt iestatījumus)

LibreOffice Calc ir pietiekami funkcionāls tabulu redaktors. Vizuāli, protams, Calc ievērojami atpaliek no jaunākā Microsoft Excel. Es lietoju tabulas visai daudz, lai saskaitītu dažādas finansiālas lietas, bet vēl vairāk, lai gatavotu CSV failus datu importiem CRM sistēmās. Starp citu – Microsoft Excell nemaz nevarēja sagatavot CSV failus vajadzīgā formātā (valodu problēmas) un jau agrāk izmantoju LibreOffice Calc tikai šim uzdevumam. LibreOffice Calc ir pietiekami spēcīgas formulas tieši teksta labošanai un savienošanai (piemēram, ja nepieciešams sadalīt teksta kolonnas vairākās atsevišķās, piemēram “Vārds Uzvārds” jāsadala kolonās “Vārds” un “Uzvārds” kā arī dažādas šūnu validācijas iespējas, apvienošanas un citas formulas, kuras man bieži ir nepieciešamas. Protams internetā ir pieejams arī ļoti detalizēts LibreOffice un Microsoft Office salīdzinājums tabulas formā.

Prezentāciju veidošana

sliderocket_shot1Par laimi pēdējā laikā es maz izmantoju prezentācijas (Microsoft PowerPoint), taču jāatzīmē, ka LibreOffice Impress, kas ir PowerPoint alternatīva, ļoti izteikti atpaliek no Microsoft produkta. Lielākais trūkums – vizuālās prezentāciju noformēšanas iespējas un dizainu sagataves. Lai arī teorētiski LibreOffice piedāvā dažādus dizainus, taču to ir ievērojami mazāk kā Microsoft PowerPoint.

Kā jau minēju, prezentācijas izmantoju ļoti maz un ļoti vienkāršas, līdz ar to šis nelielais trūkums man netraucē ikdienā. Tie lietotāji, kuriem tomēr ir jāveido prezentācijas varu ieteikt aplūkot 24 dažādas PowerPoint alternatīvas.

Papildus aplikācijas

Papildus varu ieteikt pāris bezmaksas aplikācijas, kuras es izmantoju produktivitātes uzlabošanai un kuras noteikti ieinteresēs arī dažus no Jums:

images1. FreeMind – aplikācija, kas paredzēta ideju sistemātiskai izpētei, prāta vētrošanai (brainstorming). Izmantoju to ik reizi, kad man ir par kaut ko nopietni jāpadomā. Palīdz sistematizēt domu gājienu kā arī izpētīt dažādus idejas iespējamos attīstības virzienus. Bezmaksas.

lejupielāde2. Evernote – lielisks piezīmju blociņš ikdienas lietām. Evernote ir laba aplikācija, jo ļoti ērti strādā arī uz telefona un visas piezīmes savā starpā sinhronizējas. Ir gan pilnībā lietojams bezmaksas gan Premium, kur ir labāks meklētājs.

50 PADOMI LAIKA MENEDŽMENTAM: PADOMS #3

goalsŠis ir nākamais ieraksts sērijā par laika menedžmentu. Visus Padomus varat lasīt vienuviet kategorijā “Laika karalis

3. Turi acu priekšā balvu! Kas ir tas ko tu patiešām vēlies sasniegt ilgtermiņā? Vai Tavas ikdienas darbības Tevi pietuvina tavam vislielākajam mērķim? Ja nē, pacenties pārplānot savu dienu.

Es pats reizi gadā vai divos apsēžos un nolemju, kas tad ir lielie mērķi, kas būtu jāsasniedz tuvākā vai tālākā nākotnē. Vai tā būtu universitātes pabeigšana (piebeigšana), veselības “sakārtošana” vai kaut kas ar finansēm saistīts. Parasti man tas uznāk reizi vai divas gadā, kad Jūtos apjucis. Pagājušā gada sākumā biju izvirzījis sev 3 mērķus, no kuriem 2 izdevās arī paveikt (Dabūt darbu, kas man patīk kā arī pabeigt un nodot māju ekspluatācijā). Šogad arī esmu izvirzījis sev konkrētus mērķus, taču īsti nevēlos to atklāt pirms tas man pašam nav izdevies. 🙂 Pie viena no tiem tagad es ļoti cītīgi strādāju KATRU dienu!

Starp citu – viens no kandidātiem uz šā gada mērķi bija “Rakstīt blogā katru dienu”, bet tas palika nedaudz aiz strīpas, jo pārējie mērķi prasa daudz laika un ir šobrīd svarīgāki. Bet kā redzat arī blogu cenšos atdzīvināt!

Ieraksti komentāros: Tev ir skaidri pašam savi lielie mērķi? Ja nav noslēpums, kādi tie ir? Vai katru dienu izdari kaut ko nedaudz šo savu lielo mērķi labā?

50 padomi laika menedžmentam: Padoms #2

startŠis ir otrais ieraksts sērijā par laika menedžmentu. Visus Padomus varat lasīt vienuviet kategorijā “Laika karalis

2. Katru rītu atvēliet sev nedaudz laika lai saplānotu dienu. Izveidojiet dienas plānu un ieplānojiet laiku katrai aktivitātei atstājot nedaudz laika telefona zvaniem un citiem traucēkļiem. Nepiemirsti pusdienas pārtraukumu un citus nelielus pārtraukumus.

Manu kalendāru šobrīd parasti aizpilda tikšanās ar klientiem un partneriem. Brian Tracy apgalvo, ka labam pārdevējam jāvelta vismaz 90 minūtes dienā tiešā kontaktā ar klientu, tad man šis rādītājs pēdējos mēnešos noteikti ir ievērojami lielāks. Neskatoties uz to man ir jārēķinās ar laiku, kas nepieciešams lai aizbraukti līdz klientiem un partneriem it īpaši tādēļ, ka es strādāju no mājām, bet mājas ir savas 45 minūšu braucienā līdz Rīgai. Ir dienas, kad var ieplānot tikšanās pilsētā un paspēt noorganizēt pat 4 tikšanās dažādās vietās Rīgā.

Kas attiecas uz padomu, tad pats es cenšos katru dienu sākt ar sava kalendāra un uzdevumu saraksta pārskatu, skatos kā labāk ieplānot dažādu uzdevumu paveikšanu no nebeidzami garā obligāto un ne tik obligāto darāmo darbu saraksta. Dienās, kad es pilnībā strādāju no mājām, es arī aptuveni reizi stundā sataisu sev tēju un izeju uz pāris minūtēm laukā pavērot pavasara iestāšanos, tas ļauj nedaudz atspringt no zvanīšanas, rakstīšanas un meklēšanas.

Prioritātes man ir visai vienkārši:

  1. Pirmajā vietā ir tikšanās ar klientiem un partneriem
  2. Otrajā vietā ir neatliekami esošo klientu un partneru darbi
  3. Trešajā vietā ir potenciālajiem klientiem un partneriem saistītie uzdevumi
  4. Tad seko pārējais :)… tam gan parasti laika atliek gaužām maz.

Ieraksti komentāros: Vai tu plāno savu dienu iepriekš? Varbūt Tavu dienu saplāno kāds cits? Pēc kā tu vadies nosakot savas ikdienas prioritātes?

50 padomi laika menedžmentam: Padoms #1

time-managementJau kādu laiku strādāju ārzemju uzņēmumā ar ļoti daudziem partneriem un klientiem kā Latvijā tā visā Austrumeiropā. Pēdējos dažos mēnešos ir izveidojusies situācija, kas daudziem no Jums būs pazīstama – visu nevar paspēt izdarīt. Tā nu es nejauši nonācu pie lieliskas bezmaksas (uz 04.03.2014.) grāmatas angļu valodā, kas bez lieka “ūdens” sniedz 50 padomus laika menedžmentā. Atļaušos visus šo padomus arī nopublicēt šeit, blogā, katru dienu pa vienam vairāk vai mazāk pārveidojot saviem vārdiem un pievienojot arī savu pieredzi. Neesmu ideāls, taču mācos un ceru, ka jūs mācīsities kopā ar mani! Visus padomus varēsiet lasīt vienuviet kategorijā “Laika karalis

1. Pirmais solis laika menedžmentā ir saprast, kur un kā tiek tērēts Jūsu laiks. Ieviesiet sev papīra vai elektronisku žurnālu, kur uzskaitīt, kur jūs iztērējat savu laiku. Nepiemirstiet pierakstīt arī visus tos uzdevumus, kurus veicat personīgām vajadzībām – guļat, trenējaties, ēdat, braucat automašīnā. Šāda laika uzskaite palīdzēs Jums saprast esošo laika patēriņa struktūru.

Es personīgi izmantoju sev CRM sistēmu darba laika uzskaitei + paralēli man ir instalēta Latvijā radīta programma DeskTime. Ņemot vērā, ka es ļoti daudz laika pavadu pie datora, tad tieši datorlaika uzskaites precizitāte ir viens no tiem laika posmiem, kuru es vēlējos uzskaitīt un analizēt precīzāk. Cik daudz laika es dienā pavadu sociālajos tīklos, cik daudz laika es pavadu darbojoties ar e-pastiem un cik daudz laika es pavadu radot dokumentus un palīdzot klientiem un partneriem.

Piemēram – februāra mēnesī es programmā Outlook pavadīju 30h:36min, kas ir vidēji pusotru stundu dienā…. lasot un rakstot e-pastus. Ņemot vērā, ka šo pašu datoru izmantoju arī brīvajā laikā, tad nācās secināt, ka joprojām ļoti daudz laika pavadu spēlējot Katanas ieceļotājus tiešsaistē (pirmajā vietā pie neproduktīvajām aplikācijām). Kā man pašam tas neapnīk? Nezinu. Tāpat es Februāra mēnesī skatījos daudz vairāk TV (Lattelecom.tv 8h:00min) nekā citus mēnešus, kas ir visai saprotams, jo bija taču olimpiāde un mūsējie cīnījās par zeltu.

Ieraksti komentāros: Tu uzskaiti laiku? Kādā formā tu uzskaiti laiku? Tev arī ir kāds paradums, kas ir neproduktīvs un paņem daudz laika?